Desarrollo organizacional

Bajo este objetivo se busca sentar las bases organizacionales que le permitan al Instituto generar el conocimiento transformativo requerido para impulsar acciones de gestión de la biodiversidad en una coyuntura crítica hacia la sostenibilidad.

El 2022 fue un año clave al cumplir el 100 % del indicador de contar con un plan de transformación institucional formulado, cuya implementación se hará efectiva durante el siguiente cuatrienio. Con base en este logro, el reto siguiente es la puesta en marcha de los elementos de la gestión organizacional. En este sentido, se consolidaron acciones de las tres grandes iniciativas de transformación institucional priorizadas para el año: Cultura organizacional, desde los frentes de transformación, liderazgo, comunicaciones internas y adecuación de sedes; Gestión del talento, avanzando desde el desarrollo de roles, perfiles de cargo, competencias, evaluación de desempeño, planes de carrera, compensaciones y beneficios, y estrategias de aprendizaje; y la Modernización, eficiencia y organización institucional, conformada por acciones sobre la mejora continua, gestión de riesgo, el Sistema Integrado de Gestión Institucional (Sigi) y el mapa estratégico, siendo este último el instrumento que consigna la visión del Instituto a 2030.

La coyuntura del cambio de Gobierno, el proceso de empalme y las acciones de relacionamiento y posicionamiento requeridas para atender la nueva visión del sector ambiental del país fueron las condiciones particulares que 2022 trajo consigo, y que el Instituto atendió desde la mirada objetiva que entrega un marco estratégico de largo plazo y de su relacionamiento tanto con la alta dirección de gobierno, como desde la presencia en territorios diversos. En este año, el direccionamiento estratégico logró posicionar los atributos diferenciales, las competencias y funciones que atañen al Instituto como parte del Sina, como fundamentos para asegurar la coherencia entre la visión del marco estratégico a 2030, las intenciones cuatrienales del nuevo periodo administrativo y las bases de los instrumentos internos de planeación estratégica.

La agenda gestionada para el año 2022 incluyó la atención a las comunicaciones de más de 330 actores, cuyo flujo de información se logró sistematizar de tal forma que temas referentes con solicitudes de información, peticiones e invitaciones que llegan al Instituto por los diferentes canales (atención al ciudadano/correos) y que deben ser atendidos o delegados a los programas de investigación, tienen ahora un esquema de enlaces encargados de cada área para dar respuesta a las mismas en los tiempos que corresponden a los procedimientos del Sigi, siendo así más efectivos en el control de respuestas. Otras formas en las que se gestionó el objetivo de fortalecimiento, se hacen visibles en el diseño de contenidos que dan cuenta del quehacer del Instituto y que ponen en el centro de atención los puntos más relevantes en términos de biodiversidad para atender las solicitudes y necesidades de la agenda de relacionamiento a diferentes grupos de interés.

Resultado de la asistencia a reuniones con entidades externas al Instituto, se destacan oportunidades para la generación de incidencia a través de entidades de control de orden nacional, como la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación para Asuntos Ambientales.

La iniciativa de transformación de la cultura organizacional se centró en el cumplimiento de los objetivos y el propósito institucional, con el fin de que estuviese alineada para respaldar y responder ampliamente a los retos institucionales, involucrando líderes, personas, equipos y procesos. Dando continuidad al Plan de Transformación de Cultura se llevó a cabo el programa Café Cultura, que consistió en reuniones sincrónicas mensuales para conversar sobre las dimensiones culturales y de los comportamientos asociados a ellas, considerando aspectos individuales y colectivos dentro del Instituto.

Dando continuidad a los esfuerzos iniciados en 2021, se implementó un proceso de formación en liderazgo para los equipos estratégicos que permitió a los participantes elevar sus competencias como líderes de forma individual, evidenciando que se requiere engranar las habilidades dentro de sus roles como miembros de un equipo, para lograr mejorar la gestión conversacional, construir un equipo de alto rendimiento y estar alineados con la estrategia; a la par de este acompañamiento se identificó la necesidad de continuar trabajando en los planes de desarrollo individual a través de las sesiones individuales de coaching.

Para los equipos tácticos se planteó la necesidad de dar continuidad al programa formativo como una estrategia para enfatizar el cumplimiento de los resultados pactados en la escuela de formación de 2021, estimulando la retroalimentación sobre el desempeño individual, desarrollando su propia gestión emocional, el manejo de equipos, entre otros aspectos. Este programa de formación se llevó a cabo de manera sincrónica con tareas asincrónicas, con sesiones tanto presenciales como virtuales para un total de 75 líderes tácticos, con una duración de seis meses.

El direccionamiento estratégico busca establecer metas que orienten el accionar institucional y es la base de la planeación estratégica institucional. Su definición incluye el análisis de preguntas tales como:

• Dónde estamos: marco normativo y misión
• Hacia dónde queremos ir: visión y objetivos estratégicos
• Cómo llegaremos a ese punto: misiones de investigación y gestión
• Cómo mediremos el desempeño logrado: metas e indicadores
• Con qué recursos contamos: personas, procesos, sistemas, tecnología y presupuesto

Comprometida con un cambio organizacional profundo, participativo y autocrítico, desde 2021 se ha impulsado un proceso de fortalecimiento institucional, abordado desde la transformación de la cultura, el liderazgo y la innovación para la eficiencia, con la meta de potenciar el impacto de la gestión institucional en respuesta a los desafíos y las oportunidades del contexto externo e interno, a partir del trabajo articulado entre las áreas.

Este proceso está plasmado en dos rutas de trabajo: una misional y otra de fortalecimiento institucional. La primera, relacionada con la reformulación de la agenda institucional de investigación y gestión, orientada por seis misiones con un alcance de término medio (2026), pero proyectadas a 2030, además de la definición de metas, rutas de (I+D), hitos e indicadores. La segunda incluye un plan de transformación de la capacidad humana y tecnológica institucional, acorde con las exigencias del entorno, que servirá como herramienta en el proceso de gestión institucional. Su propósito es sentar las bases organizacionales que le permitan al Instituto generar el conocimiento y la transformación requeridas para impulsar acciones de gestión de la biodiversidad en una coyuntura crítica hacia la sostenibilidad. La ruta de fortalecimiento está dirigida a ser una organización inteligente, moderna, liviana y adaptada a los retos de la gestión de la biodiversidad.

Uno de los adelantos más significativos fue el ajuste al marco estratégico, cuyos elementos fueron reformulados a partir de un diagnóstico organizacional que permitió identificar el contexto interno actual y el entorno para alinear la materialización del quehacer institucional a las posibilidades y realidades del hoy. Con esta articulación se alinearon los componentes de la gestión institucional en los siguientes años.

En el marco de lo anterior, se presentaron informes de ejecución, presupuestales y financieros detallados a los financiadores, y a cada una de las áreas del Instituto, suministrando datos de manera oportuna con el fin de facilitar la toma de decisiones para dar cumplimento a cada uno de los objetivos y metas establecidas. Así mismo, se acompañó a las distintas áreas, brindando apoyo e insumos a los requerimientos e inquietudes presentadas tanto por los financiadores, como por los supervisores de cada uno de los proyectos que se encuentran en ejecución.

Teniendo en cuenta la demanda, se fortaleció el grupo de trabajo para cumplir con cada una de las necesidades y requerimientos generados a nivel interno y externo. Adicionalmente, con la intención de generar la automatización de otros procesos, que permitan contar con información en tiempo real, se realizaron mesas de trabajo para la implementación, desarrollo y mejoras del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Así mismo, se fortalecieron los controles y la centralización de las novedades relacionadas con las fuentes de financiación de cada uno de los trabajadores. Como producto de este control, se genera un reporte de manera periódica detallando el personal vinculado con sus respectivas fuentes de financiación. Como resultado de la gestión en el análisis y generación de los documentos presupuestales y financieros, a través de los compromisos adquiridos, se presenta la siguiente información.

El presupuesto incorporado en la vigencia 2022 finalizó en $113 887 millones, conformado por dos Resoluciones que corresponden a los recursos transferidos a través del MinAmbiente para Funcionamiento e Inversión y 73 convenios, acuerdos o contratos suscritos y perfeccionados. Por aportes de la Nación se apropió la suma de $19 679 millones, correspondientes al 17 % del presupuesto total y se gestionaron recursos por aportes de otras fuentes para inversión por valor de $87 295 millones generando una participación en el presupuesto del 77 % y por contratos venta de bienes y servicios por valor de $6912 millones, equivalentes al 6 %.

La ejecución presupuestal con corte al 31 de diciembre de 2022 ascendió a la suma de $54 986 millones, que corresponde al 48 % del valor total del presupuesto incorporado, reflejando una ejecución del 91 % en los aportes de la Nación. La ejecución en los aportes de otras fuentes para inversión y contratos por venta de bienes y servicios está sujeta a las fechas de vencimiento de cada uno de los convenios y/o contratos suscritos.

Con el propósito de contribuir al crecimiento institucional, durante el 2022 se formalizaron cuatro iniciativas de servicios científicos y proyectos especiales por un valor total de $3 047 805 464.00. De estas cuatro iniciativas dos fueron convenios interadministrativos con la Agencia Nacional de Hidrocarburos(ANH), uno correspondiente a la segunda fase de la construcción de la línea base regional del Putumayo, proyecto que ha permitido consolidar la apuesta metodológica del Instituto para la construcción de líneas base de biodiversidad regionales, y el otro dirigido a implementar una estrategia de apropiación social del conocimiento en biodiversidad asociada al levantamiento de la línea base general de biodiversidad en un área priorizada del Magdalena Medio. Este proyecto corresponde a uno de los procesos de mayor alcance y duración que el Instituto Humboldt ha desarrollado para contribuir a la apropiación social del conocimiento sobre biodiversidad. Así mismo, se formalizaron dos contratos por prestación de servicios uno con United Nations Industrial Development Organization (UNido) para el fortalecimiento de capacidades en soluciones basadas en la naturaleza y otro con Vía 40 para implementar una experiencia de apropiación social de la biodiversidad mediante una sesión de avistamiento de aves con empleados de la empresa.

Tienda Humboldt: aun cuando el Instituto ha mantenido una línea de ventas directas a través de canales en tiendas físicas en las sedes de la Calle 28, Calle 72 y Villa de Leyva, sus ventas han sido marginales, con poco impacto y sin un modelo claro de negocio que identifique estrategias de ventas y tasas de retorno de inversión. Durante el año 2022, se avanzó en la construcción y puesta en marcha de dicho modelo financiero para identificar las oportunidades, canales, clientes y estrategias para construir un negocio rentable que entregue excedentes que puedan ser usados de manera irrestricta para el logro misional y que además contribuya con la apropiación social del conocimiento sobre biodiversidad. Este modelo de negocio será implementado en 2023 con la perspectiva de generación de 25 % de excedentes sobre la operación. La inversión proyectada está soportada en recursos propios y no incluye el uso de recursos públicos en ninguna fase de su estructuración y puesta en marcha. Como piloto de canal de distribución, el Instituto inauguró su tienda virtual, con ventas anuales aproximadas de $74 178 729, donde el 29 % representa la venta de productos de la Tienda Humboldt, 25 % la venta de productos de la Editorial y 46 % inscripciones al Primer Congreso de Ecoacústica.

Mercadeo con causa, marcas con propósito: un acuerdo de mercadeo con causa es un contrato comercial entre el Instituto y una empresa privada, mediante el cual se promociona una marca, producto o servicio de una empresa privada a través de campañas de comunicación y sensibilización con el fin de estimular su compra. Un porcentaje de las ventas o un pago desde la compañía ingresan como recursos para el apoyo de la misión institucional. Dado que es la primera vez que el Instituto explora este tipo de acuerdos, se firmó en 2022 el primero con la compañía de helados Selva Nevada , para el desarrollo conjunto de la campaña Selva Cuidada y a través del producto “helado del mes”.

Museo de Historia Natural del Instituto Humboldt: para promover la apropiación social del conocimiento, la conciencia pública y el cambio de comportamiento de la población, el Instituto viene estructurando esta idea de negocio, a través del montaje de una exhibición museográfica de historia natural en la Capilla del Claustro de San Agustín en Villa de Leyva, Boyacá. Para ello ha unido esfuerzos con diferentes actores incluyendo la Alcaldía de Villa de Leyva, el Parque Explora y la Universidad de los Andes, entre otros, con el fin de presentar una propuesta para la financiación de los espacios museográficos físicos y virtuales.

Filantropía: con el fin de recibir eventuales donaciones de individuos en Estados Unidos (EE. UU.), el Instituto inició la exploración de dos vías para canalizar donaciones: i) la posible creación de una organización no gubernamental registrada en ese país (501c3) y ii) la búsqueda de un tercero intermediario que pueda recibir las donaciones y enviarlas a Colombia. Para este segundo punto, se firmó un convenio con la organización King Baudouin Foundation United States (KBFUS), bajo el programa American Friends Fund, denominado “Amigos del Instituto Humboldt”, dedicado a canalizar las donaciones de interesados en EE. UU. hacia el Instituto en Colombia. La formalización del convenio permite al Instituto desarrollar campañas de mercadeo para la recaudación de fondos en EE. UU. y KBFUS recibe los aportes y los envía al Instituto para el apoyo de su misión institucional.